Çalışan girişi

Çalışan Girişi Türleri

Çalışan girişi türleri üç kategoriye ayrılabilir: geleneksel, biyometrik ve mobil. Her birine yakından bakalım.

• Geleneksel giriş

  Kullanıcı adı ve şifre: Bu, bir çalışan sistemine giriş yapmanın en yaygın yoludur. Her çalışanın benzersiz bir kullanıcı adı ve şifresi vardır. Kullanıcı adı, çalışanı tanımlarken, şifre onların bilgilerinin güvende kalmasını sağlar. Çalışanların giriş yapabilmek için kullanıcı adlarını ve şifrelerini hatırlamaları gerekir.

  Kimlik kartı veya rozet: Bazı şirketler, çalışanlarına isimleri ve resimleri ile kimlik kartları veya rozetler verir. Çalışanlar, makineye kaydırarak veya dokunarak kimlik kartlarını kullanarak giriş yapabilirler. Bu, kullanıcı adı ve şifre yazmaktan daha kolaydır. Ancak, çalışanların giriş yapabilmek için kartlarını yanında bulundurmaları gerekecektir.

  PIN kodu: Belirli sistemler, çalışanların gizli bir numara olan PIN kodunu yazarak giriş yapmasına izin verir. Şirket, PIN kodunu atar. Bu, bir şifre kullanmaya benzer. Çalışanların giriş yapmak için PIN kodlarını hatırlamaları gerekir.

• Biyometrik giriş

  Parmak izi tarayıcı: Bazı giriş sistemleri parmak izi tarayıcıları kullanır. Çalışanlar, parmaklarını tarayıcıya yerleştirirler böylece tarayıcı, parmak izlerindeki benzersiz desenleri okuyabilir. Her kişinin parmak izleri farklıdır, bu yüzden kim olduklarını kanıtlar. Parmak izi tarayıcıları, havaalanları ve telefonlar gibi yerlerde kullanılmaktadır.

  Yüz tanıma: Belirli sistemler, çalışanların yüzlerini tanır. Çalışanlar bir kameranın önünde durduğunda, kamera yüz hatlarını tarar ve eşleştirerek erişim sağlar. Yüz tanıma, telefonlar ve havaalanlarında giderek daha popüler hale geliyor.

  Göz tarayıcı: Bazı girişler iris tarayıcıları olarak bilinen göz tarayıcılarını kullanır. Tarayıcı, bir kişinin gözlerinin renkli kısmına bakarak benzersiz desenleri görür. Her kişinin irisleri farklıdır, bu yüzden kim olduklarını bilir.

• Mobil giriş

  Mobil uygulamalar: Şirketler, çalışanları için mobil uygulamalar geliştirir. Çalışanlar, telefonlarındaki uygulamayı açtıklarında kullanıcı adı ve şifrelerini, kimlik kartı bilgilerini veya PIN kodunu girerek giriş yapabilirler. Uygulamalar, çalışanların hareket halindeyken bilgiye erişimini kolaylaştırır.

  QR kodu: Bazı şirketler QR kodları kullanır. Çalışanların QR kodları, iş rozetleri veya maaş bordrolarında basılı olabilir. Giriş yapmak için, sadece QR kod tarayıcısını kullanarak kodu taramaları yeterlidir. Tarayıcı, kodu okur ve çalışana erişim sağlar.

Çalışan Girişi Fonksiyonları ve Özellikleri

Çalışan girişinin çeşitli fonksiyonları ve özellikleri şunlardır:

• Tek Oturum Açma (SSO): Bu özellik, çalışanların tek bir giriş kimlik bilgisi ile birden fazla uygulama ve hizmete erişmelerini sağlar. Giriş işlemini basitleştirir ve şifre yorgunluğunu azaltarak güvenliği artırır.
• İki Adımlı Kimlik Doğrulama (2FA): Çalışanların hesaplarına erişmeden önce iki kimlik doğrulama şekli sağlamalarını gerektiren bir güvenlik katmanı. Genellikle, bilinen bir şey (şifre) ve sahip olunan bir şey (mobil cihaza gönderilen tek kullanımlık kod) içerir. 2FA, yetkisiz erişim riskini önemli ölçüde azaltır.
• Rol Tabanlı Erişim Kontrolü (RBAC): Bu fonksiyon, çalışanların iş rolleri ve sorumluluklarına göre erişim ayrıcalıkları verilmesini sağlar. Hassas bilgilerin ve sistem işlevlerinin, buna ihtiyaç duymayanların erişimine maruz kalmasını en aza indirir.
• Kendi Kendine Şifre Sıfırlama: Bu özellik, çalışanların şifrelerini unuttuklarında bağımsız olarak sıfırlamalarına olanak tanır. IT destek ekibinin yükünü azaltır ve çalışanların hesaplarına erişim sağlaması için bekleme süresini en aza indirir.
• Mobil Erişim: Birçok çalışan girişi sistemi, mobil cihazlar için optimize edilmiştir, bu da personelin hareket halindeyken temel bilgi ve hizmetlere giriş yapmasına olanak tanır. Bu, uzaktan veya sahada çalışan çalışanlar için özellikle faydalıdır.
• Özelleştirilebilir Giriş Arayüzü: Bazı giriş sistemleri, şirketin markasını yansıtacak şekilde özelleştirilebilir bir arayüz sunar. Bu, sadece tutarlı bir marka deneyimi sağlamadığını, aynı zamanda portalın erişimi sırasında çalışanların katılımını da artırır.
• Analiz ve Raporlama: Gelişmiş çalışan girişi sistemleri, yerleşik analiz ve raporlama araçları ile birlikte gelir. Bu özellikler, İK departmanlarının ve yönetimin giriş aktivitelerini takip etmelerine, çalışanların sistemle etkileşimini izlemelerine ve potansiyel güvenlik tehditlerini veya alışılmadık erişim kalıplarını tespit etmelerine olanak tanır.
• Entegrasyon Yeteneği: Güçlü bir çalışan girişi sistemi, organizasyondaki diğer İK, bordro ve yönetim sistemleri ile sorunsuz bir şekilde entegre olabilir. Bu, bilgi akışını sağlarken, çeşitli çalışanla ilgili süreçlerin yönetimini kolaylaştırır.

Çalışan Girişi Senaryoları

Çalışan girişi sisteminin farklı endüstrilerde çeşitli uygulamaları vardır. İşte çalışan girişinin yaygın olarak kullanıldığı bazı senaryolar:

• İK Yönetim Sistemleri (HRMS)

  Workday, BambooHR ve ADP gibi HRMS platformları, personel yönetimi için çalışan giriş fonksiyonu sunar. Bu, çalışanların maaş bordrolarına, vergi formlarına, sosyal hak kaydına ve eğitim kaynaklarına erişmelerini sağlar. Ayrıca, çalışanların kişisel bilgilerini güncelleyebilecekleri, izin talep edebilecekleri ve performans değerlendirmelerini yönetebilecekleri kendi kendine hizmet özellikleri sunar.

• Proje Yönetim Araçları

  Asana, Trello ve Jira gibi proje yönetim araçları için çalışan girişleri, ekiplerin verimli bir şekilde iş birliği yapmasına yardımcı olur. Çalışanlar, atanmış görevleri, proje zaman çizelgelerini ve ekip iletişimlerini görmek için hesaplarına giriş yapabilirler. Bu merkezi erişim, iş akışını düzenler ve uzaktan çalışma ortamlarında verimliliği artırır.

• Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM) Sistemleri

  Satış ve müşteri hizmetleri ekipleri genellikle Salesforce ve HubSpot gibi CRM sistemlerine güvenir. Çalışan girişi aracılığıyla ekip üyeleri, müşteri bilgilerine, satış raporlarına ve iletişim geçmişine erişebilir. Bu, tüm takım üyelerinin bilgilendirilmesini ve müşteri taleplerine etkili bir şekilde yanıt vermesini sağlar.

• Öğrenme Yönetim Sistemleri (LMS)

  Organizasyonlar, çalışan eğitim ve gelişimini yönetmek için Moodle ve Cornerstone OnDemand gibi LMS platformlarını kullanır. Çalışanlar, eğitim materyallerine erişim sağlamak, kursları tamamlamak ve ilerlemelerini takip etmek için giriş yapabilirler. Sistem ayrıca, denetçilerin çalışan öğrenimini izlemelerini ve beceri açıklarını tespit etmelerini sağlar.

• Çalışma ve Devamsızlık Sistemleri

  Çalışan girişi, Kronos ve TSheets gibi zaman izleme sistemleri için kritiktir. Çalışanlar, giriş yapıp çıkış yapabilir, çalışma programlarını görebilir ve çalıştıkları saatleri raporlayabilirler. Bu otomasyon, bordro işlemlerini kolaylaştırır ve iş gücü yasalarına uyumu sağlar.

• BT ve Ağ Erişimi

  Şirketler, hassas bilgileri ve BT kaynaklarını korumak için güvenli çalışan girişleri uygulamaktadır. Sanal Özel Ağlar (VPN), Aktif Dizin ve Tek Oturum Açma (SSO) çözümleri, uzaktan erişim ve iç sistemler için güvenli kimlik doğrulamasını sağlamak için kullanılır. Güçlü şifreler, biyometrik kimlik doğrulama ve iki adımlı doğrulama (2FA) güvenlik önlemlerini artırır.

• Mali Yazılımlar

  QuickBooks ve Xero gibi muhasebe platformları genellikle finansal yönetim için çalışan girişleri gerektirir. Çalışanlar, faturalar, gider raporları, bordro bilgileri ve vergi belgelerine erişebilirler. Rol tabanlı erişim kontrolü, yalnızca yetkilendirilmiş personelin hassas finansal verileri görüntüleyip düzenleyebilmesini sağlar.

• Sağlık Sistemleri

  Tıbbi tesislerde, çalışan girişleri hastaların kayıtlarına, randevulara ve telemedicine erişiminde kritik öneme sahiptir. Epic ve Cerner gibi Elektronik Sağlık Kayıtları (EHR) sistemleri, yalnızca nitelikli sağlık profesyonellerinin hassas hasta bilgilerine erişebilmesini sağlamak için giriş kimlik bilgilerini kullanır. HIPAA düzenlemelerine uygunluk, hasta gizliliğini ve veri güvenliğini korur.

Çalışan Girişi Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Çalışanlar için bir kendi kendine hizmet portalı seçmeden önce, dikkate almanız gereken bazı önemli faktörler vardır.

• Ölçeklenebilirlik

  Çalışan girişi sisteminin ölçeklenebilirliğini göz önünde bulundurmak önemlidir. Organizasyonun büyümesine kolayca adapte olabilen bir giriş sistemi seçin. Şirket büyüdükçe yeni çalışanlar işe alınacaktır. İyi bir çalışan kendi kendine hizmet portalı, daha fazla çalışanı sorunsuz bir şekilde kabul edebilmelidir.

• Güvenlik özellikleri

  Çalışan girişi sisteminin güvenlik özellikleri oldukça iyi olmalıdır. Çünkü giriş sistemi, hassas çalışan verilerini saklayacaktır. İki adımlı kimlik doğrulama, güvenli şifre protokolleri ve şifreleme gibi sağlam güvenlik özelliklerine sahip bir çalışan girişi sistemi arayın. Ayrıca, yetkisiz erişimi kısıtlamak için güvenli erişim kontrollerine sahip olmalıdır.

• Kullanım kolaylığı

  Karmaşık bir navigasyona sahip bir çalışan kendi kendine hizmet portalı çalışanları hayal kırıklığına uğratır. Bu nedenle, basit ve sezgisel bir navigasyona sahip bir çalışan kendi kendine hizmet portalı seçin. Ayrıca, düzeni sade ve basit tasarım unsurları olan bir sistem arayın. Giriş sayfası, organizasyonun ihtiyaçlarına uygun olarak kolayca özelleştirilebilir ve markalanabilir olmalıdır.

• Mobil erişim

  Çoğu çalışan uzaktan çalışmakta veya masa başından çok zaman geçirmektedir. Dolayısıyla, mobil uyumlu bir çalışan kendi kendine hizmet portalı seçmeyi düşünün. Mobil uyumlu bir portal, çalışanlara bilgilerine her yerden ve her zaman erişim sağlama esnekliği sunar. Bu da çalışan katılımını artırır ve verimliliği geliştirir.

• Entegrasyon yetenekleri

  Çalışan girişi sisteminin entegrasyon yeteneklerine sahip olması gerekir. Bu, kendi kendine hizmet portalının diğer İK araçları ve yazılımları ile sorunsuz bir şekilde entegre olmasını sağlar. Diğer araçlarla entegre olabilen bir çalışan kendi kendine hizmet portalı, İK operasyonlarını düzenleyen merkezi bir sistem yaratır. Ayrıca, organizasyonun genel verimliliğini artırır.

• Özelleştirme ve markalama

  Çalışan kendi kendine hizmet portalı, özelleştirilebilir olmalıdır. Bu, İK ekibinin şirketin logosunu ve marka renklerini yüklemesine olanak tanır. Kendine hizmet portalının özelleştirilmesi, çalışanlara ait olduğunu hissettirir. Ayrıca, portal girişlerinde deneyimlerini geliştirir. Bunun yanı sıra, iyi markalanmış bir portal profesyonel bir görüntü sağlar ve çalışanlar arasında güven oluşturur.

Çalışan Girişi SSS

S1. Çalışan girişinin amacı nedir?

C1. Çalışan girişi, bunu önemli iş bilgilerine ve araçlarına erişimde bir kapı görevi görür. Şirket kaynaklarına, kişisel istihdam ayrıntılarına, eğitim materyallerine ve çalışanların görevlerini etkili bir şekilde yerine getirmeleri için gerekli olan diğer bilgilere erişim sağlar.

S2. Çalışan girişinin bazı yaygın özellikleri nelerdir?

C2. Yaygın özellikler arasında maaş bordrolarına ve vergi belgelerine erişim, sosyal hak bilgileri, eğitim kaynakları, şirket haberleri ve duyuruları bulunur. Bazı platformlar ayrıca performans yönetimi araçları ve izin talep etme imkanı sunar.

S3. Çalışan girişi, bir şirkette iletişime nasıl katkıda bulunur?

C3. Çalışan girişi, bir iletişim merkezi işlevi görür. Şirket duyuruları, haberler ve güncellemeler için bir alan oluşturabilir. Çalışanlar ayrıca önemli belgelere ve kaynaklara erişerek herkesin aynı sayfada olmasını ve etkili iletişimi kolaylaştırır.

S4. Bir çalışan girişi sistemini yönetmede karşılaşılan zorluklar nelerdir?

C4. Bazı zorluklar arasında veri güvenliği ve gizliliğini sağlama, geniş bir bilgi yelpazesine kolay erişim sağlama ve sistemin kullanıcı dostu olmasını koruma yer alır. Ayrıca, şirketlerin, çalışanlarının değişen ihtiyaçlarını karşılamak için çalışan girişi sisteminin içeriğini ve özelliklerini düzenli olarak güncellemeleri gerekir.

S5. Şirketler, çalışanların çalışan girişi sistemini etkili bir şekilde kullanmalarını nasıl teşvik edebilir?

C5. Şirketler, çalışanları sistemi tanıtmak için eğitim oturumları düzenleyebilir. Ayrıca, iç iletişim yoluyla çalışan girişinin kullanılmasının ana özelliklerini ve faydalarını vurgulamak da önemlidir.